Tinh gọn quy trình làm việc – Tăng hiệu suất cho công ty
Trong kỷ nguyên công nghệ và đổi mới liên tục, tinh gọn quy trình làm việc đã trở thành chìa khóa để các doanh nghiệp đạt được sự nhanh nhẹn, hiệu quả và tăng trưởng bền vững. Dưới đây dayoff sẽ đưa ra những thông tin về tinh gọn quy trình làm việc cho doanh nghiệp.
Quy trình làm việc trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?
Quy trình làm việc trong doanh nghiệp là bản mô tả chi tiết về cách thực hiện một hoạt động hoặc quá trình cụ thể. Được xác định bởi chuỗi các bước cụ thể, quy trình phản ánh từ đầu vào đến đầu ra của một quy trình, đồng thời chỉ rõ các phương pháp và quy tắc để chuyển đổi từng phần tử đầu vào thành sản phẩm hoặc kết quả mong muốn.
Quy trình không chỉ đơn thuần là một tập hợp các hướng dẫn, mà còn là cơ sở cho việc phân bổ tài nguyên, người thực hiện, thời gian và vị trí để đạt được mục tiêu cuối cùng một cách hiệu quả nhất.
Đồng thời, quy trình cũng có thể được biểu đạt bằng văn bản hoặc thông qua các phương tiện khác nhau, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý và thực thi công việc.
Các doanh nghiệp thường mắc lỗi gì trong vận hành quy trình làm việc
Một quy trình làm việc cụ thể, dễ vận hàng sẽ khiến các nhận sự trong trong ty dễ dàng làm việc với nhau hơn. Tuy nhiên, nhiều công ty hay mắc phải một số sai lầm khiến cho hiệu suất làm việc bị giảm như sau:
Chưa trao hết quyền cho nhân sự
Ở một số vị trí như Trưởng nhóm hoặc Quản lý Dự án, những người đảm nhận vai trò này thường chỉ được trao quyền trên danh nghĩa mà không có toàn quyền hạn quyết định công việc. Thay vào đó, vai trò của họ chủ yếu là thu thập thông tin, đưa ra đề xuất và chờ sự phê duyệt từ các cấp trên.
Trong tình huống như vậy, thường là do quy trình của doanh nghiệp có quá nhiều công đoạn phức tạp và tốn thời gian. Điều này có thể khiến người đảm nhận chức vụ cảm thấy rằng quyết định của họ không được đánh giá cao. Thực tế, họ có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các thay đổi hay đưa ra các quyết định quan trọng mà cần sự phê duyệt từ các cấp trên.
Có quá nhiều buổi họp trong tuần
Sự gia tăng về thời lượng và số lượng cuộc họp có thể tạo ra một môi trường làm việc căng thẳng và áp lực cho nhân viên. Sự mệt mỏi do thời gian làm việc dài hơn, kèm theo áp lực phải hoàn thành công việc trong thời gian ngắn có thể dẫn đến việc buộc nhân viên phải làm thêm giờ. Hậu quả của điều này không chỉ làm ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe và tinh thần cá nhân của họ mà còn gây ra sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Thiếu sự ghi nhận, bỏ qua đóng góp của nhân sự
Quy trình làm việc được thiết lập và ban hành bởi ban lãnh đạo, nhưng thực tế là nhân viên mới là người vận hành chúng. Tuy nhiên, một số lãnh đạo vẫn giữ quan điểm bảo thủ và áp đặt, dẫn đến sự cảm thấy bất mãn và không hài lòng từ phía nhân viên, ngay cả khi họ chỉ biết làm theo quy trình.
Trong thời gian dài, tư duy bảo thủ và thiếu sự tôn trọng ý kiến của nhân viên không chỉ làm căng thẳng mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên mà còn có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho công ty. Công ty có nguy cơ mất đi những ý tưởng sáng tạo và động viên của nhân viên, dẫn đến sự đình trệ trong sự phát triển và sáng tạo.
Xem thêm: Sản suất tinh gọn (Lean Manufacturing) là gì? Cách áp dụng
Làm thế nào để tinh gọn quy trình làm việc, tăng năng suất cho doanh nghiệp
Xây dựng môi trường làm việc công bằng, khuyến khích sự sáng tạo
Khi nhà lãnh đạo thể hiện sự quan tâm chân thành đến nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thân thiện và truyền cảm hứng, cùng với việc đặt ra những thách thức phù hợp, họ sẽ kích thích sự nhiệt huyết và sáng tạo của đội ngũ. Bằng cách này, nhân viên được khích lệ và động viên để phát huy tối đa khả năng và năng lực của mình.
Điều quan trọng là cần phải tạo điều kiện cho nhân viên tự tin và thoải mái để đóng góp ý kiến, ý tưởng và cảm xúc của họ. Khi họ cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, họ sẽ có xu hướng gắn bó hơn với công việc và tự hào về công ty mình làm việc.
Trao đúng quyền cho nhân viên, có chế độ khen thưởng cho nhân viên
Ở vị trí lãnh đạo, nhà quản trị cần nhận thức rằng mỗi cá nhân đều có một thế mạnh riêng, và nhiệm vụ của họ là tạo điều kiện để mỗi thành viên có thể phát huy thế mạnh đó. Trong các buổi họp đội nhóm, việc dành thời gian để mỗi nhân viên tự đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của bản thân là rất quan trọng. Bằng cách này, không chỉ giúp họ nhận biết và phát triển năng lực cá nhân mà còn tạo ra một không gian mở, thúc đẩy sự trao đổi ý kiến và phát triển.
Trong quá trình trò chuyện và đánh giá, nhà lãnh đạo cần lắng nghe và tương tác tích cực với mỗi thành viên, giúp họ hiểu rõ hơn về định hướng cá nhân và đưa ra lời khuyên, hướng dẫn nếu cần thiết. Những cuộc trò chuyện này không chỉ giúp củng cố mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên mà còn là cơ hội để nhà quản trị hiểu rõ hơn về mỗi cá nhân trong đội ngũ.
Kết luận
Như vậy, tinh gọn quy trình làm việc không chỉ là một chiến thuật nhất thời, mà là một triết lý làm việc lâu dài cần được thực hiện liên tục trong toàn doanh nghiệp. Văn hóa tinh gọn đòi hỏi sự cam kết từ tất cả các cấp, từ ban lãnh đạo đến nhân viên.
Doanh nghiệp có thể quản lý và đào tạo nhân viên dễ dàng hơn với Dayoff Việt Nam. Phần mềm bên chúng tôi có chức năng chấm công nhân viên, xây dựng cấu hình nghỉ phép, làm báo cáo kế toán và hàng nghìn công cụ quản lý khác. Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất nhé.