Mọi thông tin về phòng hành chính nhân sự mà bạn nên biết

Phòng hành chính nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp về các hoạt động, vấn đề liên quan đến nhân sự và quản lý nhân sự. Trong bài viết dưới đây dayoffvn sẽ giới thiệu cho bạn mọi thông tin về bộ phận nhân sự như: cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức, chức năng, quy trình làm việc,... Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!

Khái niệm về phòng hành chính nhân sự là gì?

Phòng hành chính nhân sự có tên tiếng Anh là Human Resources and Administration Department. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực của toàn công ty hoặc tổ chức. Đồng thời, bộ phận này trực tiếp đảm nhiệm các công việc hành chính của văn phòng như quản lý hồ sơ, công tác lễ tân, tiền lương,…

Nhiệm vụ của phòng nhân sự

Là một trong những bộ phận trung tâm, quản lý nhân sự quản lý mọi hoạt động và thông tin liên quan đến toàn bộ nhân sự của công ty. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của phòng quản lý nguồn nhân lực như sau:

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hồ sơ, tài liệu theo hai dạng sau:

• Hồ sơ, tài liệu liên quan đến quản lý nhân sự: thông tin nhân sự, hợp đồng lao động, phiếu lương, các mẫu đơn xin việc (mẫu vắng mặt, thư chấm dứt hợp đồng lao động, v.v.). ),...

• Các văn bản, giấy tờ khác: công văn, giấy tờ đề nghị, tài liệu liên quan đến doanh nghiệp.

Công tác lễ tân

Công việc lễ tân của quản trị nhân sự chủ yếu bao gồm các hoạt động sau:

• Đón tiếp nhân viên mới, ứng viên mới vào làm và khách hàng: Chào đón và hướng dẫn khách đến văn phòng hoặc khu vực thích hợp.

• Hỗ trợ thông tin nhân sự: Cung cấp các thông tin cơ bản về nhân sự, chính sách nhân sự, quy trình nội bộ. Đồng thời, bộ phận nhân sự giải đáp các thắc mắc về lương, phúc lợi, giờ làm việc và các chủ đề liên quan khác.

• Tổ chức và lên lịch các cuộc hẹn: Tổ chức và đặt lịch hẹn cho các cuộc phỏng vấn, cuộc họp hoặc các sự kiện liên quan đến nhân sự.

• Đảm bảo cơ sở vật chất: Cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm, mua sắm văn phòng phẩm và giải quyết các vấn đề kỹ thuật liên quan đến văn phòng phẩm.

Xử lý bảng lương

Phòng nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp về vấn đề lương thưởng nhân sự. Bộ phận này tính toán và xử lý bảng lương nhân viên.

Lưu ý: Hoạt động phải đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật và chính sách của công ty.

Quản lý tài sản, thiết bị

Quản lý tài sản và thiết bị là một nhiệm vụ quan trọng của Phòng Hành chính Nhân sự để sắp xếp, sử dụng và bảo vệ tài sản và thiết bị của tổ chức. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, phòng hành chính nhân sự cần thực hiện các hoạt động sau:

• Xác định và đăng ký tài sản và thiết bị: Bao gồm tạo danh sách tài sản, ghi nhận thông tin liên quan như tên, số lượng, giá trị và mô tả chi tiết của từng tài sản hoặc thiết bị.

• Kiểm kê định kỳ để đảm bảo rằng các tài sản và thiết bị được giữ trong tình trạng tốt, không mất mát hoặc hư hỏng.

• Xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ và theo dõi quá trình sửa chữa và bảo trì. Quá trình này nhằm đảo bảo các thiết bị được hoạt động tốt và kéo dài tuổi thọ của thiết bị.

• Quản lý mượn, trả và di chuyển: Quản lý quá trình mượn và trả các tài sản và thiết bị của nhân sự. Bao gồm: thông tin về người mượn, thời gian mượn và trả, và kiểm tra tình trạng tài sản trước và sau khi mượn

• Bảo vệ tài sản và thiết bị: Đảm bảo các tài sản và thiết bị được bảo mật và an toàn. Bao gồm việc thực hiện các biện pháp bảo mật vật lý như khóa, giám sát an ninh, kiểm soát truy cập,…

Xem thêm: Bí Quyết Quản Lý Công Việc Hiệu Quả: Tất Cả Những Gì Bạn Cần Biết

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự

Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự bao gồm 4 bộ phận: bộ phận tuyển dụng; bộ phận nhân lương thưởng và phúc lợi (C&B); bộ phận hành chính; bộ phần đào tạo và phát triển (L&D). Thông tin chi tiết về từng phòng ban sẽ được 1Office bật mí ngay trong nội dung dưới đây!

Bộ phận tuyển dụng

Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến công tác tìm kiếm và chiêu mộ nhân tài phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể như:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng

• Đăng tuyển và quảng bá vị trí công việc

• Sàng lọc hồ sơ

• Tiến hành phỏng vấn

• Kiểm tra thực tế và tham chiếu

• Đề xuất ứng viên

Bộ phận nhận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Đúng với tên gọi của bộ phận C&B, bộ phận này sẽ phụ trách các nội nội dung liên quan đến quản lý mức lương, thưởng, chính sách bảo hiểm của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp.

Bộ phận hành chính

Bộ phận Hành chính giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động hành chính và vận hành hàng ngày như: Quản lý và tổ chức hoạt động của văn phòng như lập kế hoạch, quản lý thư từ, điện thoại, email, lưu trữ tài liệu,…;Lưu trữ và quản lý các tài liệu, hồ sơ và thông tin của doanh nghiệp.

Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D)

Mọi hoạt động trong bộ phận đào tạo và phát triển (L&D) nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự tổng thể và toàn diện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm.

Có thể thấy, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Chính vì thế mà người làm hành chính nhân sự nên cần được đào tạo thường xuyên để có thể thay đối phương pháp quản trị nhân sự thực sự phù hợp với xu hướng chung của các doanh nghiệp khác, giữ chân nhân tài ở thời điểm hiện tại.