Phân biệt OKRs và KPIs: Khái niệm và Quy trình chuyển đổi

OKRs và KPIs là hai công cụ quản trị hiệu suất phổ biến được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Hiểu rõ sự khác biệt giữa OKRs và KPIs là điều cần thiết để lựa chọn công cụ phù hợp và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây cùng Dayoff nhé!

OKRs là gì?

OKRs (Objective and Key Results) là viết tắt của "Mục tiêu và Kết quả chính". Đây là một phương pháp đơn giản để tạo sự liên kết và sự tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh những mục tiêu có thể đo lường.

OKRs cung cấp bối cảnh và hướng đi quan trọng mà KPIs thiếu. Mục tiêu của OKRs là những gì mà doanh nghiệp muốn đạt được, trong khi Kết quả chính cho biết cách đo lường tiến trình của doanh nghiệp đối với Mục tiêu của nó.

Không giống như KPI, OKR có thể coi là các chỉ số hàng đầu vì chúng liên quan đến trạng thái kinh doanh hoặc kết quả mà doanh nghiệp đang cố gắng đạt được trong tương lai.

Mục tiêu (Objectives - O) là nơi mà doanh nghiệp muốn đến.
Kết quả chính (Key Results - KRs) là những kết quả cho biết doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu đó.

KPIs là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là các chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất của một tổ chức. Chúng cho biết tình trạng hiện tại về hiệu suất của tổ chức đó. KPI được sử dụng rộng rãi để đánh giá hiệu suất của các dự án, sản phẩm hoặc nhân viên. KPI có thể coi là các chỉ số đánh giá trễ vì chúng cho biết tổ chức đã hoạt động như thế nào trong một khoảng thời gian cụ thể.

KPI được chia thành 2 dạng là:

KPIs cấp cao sẽ tập trung đo lường hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp
KPI cấp thấp tập trung vào đo lường hiệu suất các quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự,...

Mặc dù KPI rất hữu ích để đo lường, nhưng chúng chỉ là các chỉ số độc lập, chỉ cho biết một thước đo là tốt hay xấu mà không cung cấp hướng dẫn về hướng đi mà nhóm cần thực hiện.

enter image description here

Phân biệt OKRs và KPIs

Giống nhau

Cả hai công cụ đều thực hiện đo lường hiệu quả và đánh giá tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.
Hai chỉ số trên đều có những ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất của doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.
Khi đặt mục tiêu, cả OKRs và KPIs đều cần tuân thủ mô hình SMART.

Khác nhau

OKRs - Thiết lập các mục tiêu rõ ràng và đo lường tiến độ đạt được cho từng mục tiêu.
Mục tiêu OKRs sẽ được thiết lập theo 3 chiều: từ trên xuống, dưới lên và chéo nhau.
Mục tiêu OKRs có thể thay đổi theo quý, năm khi đã có sự thay đổi rõ rệt
KPIs - Thiết lập đo lường hiệu quả của các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, KPIs sẽ tập trung vào kết quả cuối cùng.
Mục tiêu KPIs sẽ dựa vào lý thuyết MBO hay còn được gọi là kiểu “Thác đổ”
Mục tiêu thường được đo lường và thay đổi liên tục.

Quy trình chuyển đổi OKRs và KPIs

Quy trình chuyển đổi OKRs và KPIs có thể thực hiện như sau:

Xác định mục tiêu chính

Đầu tiên, hãy xác định một mục tiêu chính rõ ràng. Sau đó, sử dụng các KPI để đo lường tiến độ và thành công của mục tiêu này trong mô hình OKRs. Lưu ý không nên áp đặt quá nhiều KPI cho một mục tiêu, tốt nhất là từ 1 đến 3 KPI là đủ. Đồng thời, mỗi OKR cũng không nên có quá 10 kết quả then chốt, vì ít kết quả then chốt thì sẽ dễ dàng triển khai hơn.

Xác định kết quả then chốt theo mô hình SMART

Để đảm bảo tính cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn của kết quả then chốt, hãy áp dụng mô hình SMART:

Tính cụ thể (Specific): Kết quả then chốt cần được xác định một cách rõ ràng và cụ thể để tất cả các thành viên có liên quan đều hiểu được.
Có thể đo lường (Measurable): Kết quả then chốt phải có thể đo lường được để xác định mức độ thành công hoặc thất bại.
Tính khả thi (Achievable): Kết quả then chốt phải khả thi và có thể đạt được trong thực tế.
Tính liên quan (Relevant): Các kết quả then chốt phải có liên quan và quan trọng đối với mục tiêu được đề ra ban đầu.
Có thời hạn (Time-bound): Cần đặt một thời hạn cụ thể để hoàn thành mục tiêu. Thông thường, thời hạn được đặt là khoảng 1 quý.

Sử dụng công cụ giám sát phù hợp

Để quản lý và theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu và kết quả then chốt, hãy sử dụng một công cụ giám sát phù hợp. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình đặt và thực hiện mục tiêu trong mô hình OKRs. Ngoài việc sử dụng OKR, cũng có thể kết hợp với việc sử dụng KPI để thuận tiện hơn trong việc đặt và thực hiện mục tiêu.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo ngay Dayoff, cung cấp các ứng dụng quản lý nhân viên, đội nhóm hiện đại; phần mềm tính lương, phần mềm chấm công, quản lý nghỉ phép,.. Liên hệ ngay với Dayoff để được hỗ trợ chi tiết nhất nhé!