Onboarding là gì? Quy trình Onboarding chuẩn hiệu quả

Onboarding là gì? Vì sao đây là một quy trình quan trọng giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường công ty và công việc mới. Vậy quy trình này bao gồm các hoạt động nào? Bài viết dưới đây, hãy cùng Dayoff tìm hiểu chi tiết nhé!

Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình tiếp nhận nhân viên mới, giúp họ thích nghi và hòa nhập vào môi trường làm việc mới. Quá trình này bao gồm một chuỗi các hoạt động và thông tin được cung cấp cho nhân viên mới nhằm giúp họ hiểu về công ty, văn hóa tổ chức, giá trị, nhiệm vụ công việc và các quy trình liên quan.

Onboarding thường bắt đầu từ khi nhân viên mới ký hợp đồng và kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định, thường là từ vài ngày đến vài tuần. Trong giai đoạn này, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với các thành viên khác trong tổ chức, nhận thông tin về vai trò, nhiệm vụ và các quy trình làm việc, cũng như nhận được đào tạo về các công cụ và hệ thống sử dụng trong công việc. Họ cũng sẽ tham gia vào các hoạt động đào tạo và giao tiếp.

Mục tiêu của quá trình Onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu và thích nghi với công việc mới, xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực và tăng năng suất làm việc. Ngoài ra, nó cũng nhằm tạo ra một cảm giác chào đón và hỗ trợ cho nhân viên mới, giúp họ cảm thấy tự tin và có khả năng đóng góp cho tổ chức ngay từ giai đoạn ban đầu.

Lợi ích mang lại của Onboarding là gì?

Một quy trình Onboarding hiệu quả sẽ đem đến nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp, như sau:

Tiết kiệm chi phí hoạt động

Quy trình Onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với công việc hơn so với thời gian thông thường (thường khoảng 2 tháng). Điều này giúp giảm thiểu và tối ưu hóa chi phí đào tạo và học tập.

Giảm bớt lo lắng và căng thẳng cho nhân viên

Dù có tự tin đến mức nào, khi bước vào một môi trường làm việc mới với công việc hoàn toàn xa lạ, nhân viên cũng có thể trải qua một số căng thẳng và lo lắng. Quy trình onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giảm bớt những suy nghĩ tiêu cực này bằng cách giúp nhân viên mới làm quen với công việc, nhân viên và văn hóa tổ chức một cách nhanh chóng và thân thiện hơn.

Giảm tỷ lệ nghỉ việc

Để giảm thiểu tình trạng Turnover rate lo ngại này, quy trình Onboarding được thiết kế để định hướng và tạo ra một môi trường tốt nhất cho nhân viên để họ làm việc và phát triển. Bằng cách này, quy trình Onboarding giúp xây dựng lòng tin và tạo sự gắn kết sâu sắc hơn giữa nhân viên và tổ chức.

Quy trình Onboarding chuẩn hiệu quả cho doanh nghiệp

Pre - Onboarding

Giai đoạn Pre - Onboarding là giai đoạn đầu tiên trong quy trình onboarding và bắt đầu ngay khi ứng viên chấp nhận lời đề nghị làm việc. Mục tiêu của giai đoạn này là giúp ứng viên có hiểu biết rõ hơn về công ty, văn hóa tổ chức và vai trò của họ trong tổ chức.

Các hoạt động doanh nghiệp cần thực hiện trong giai đoạn Pre - Onboarding bao gồm:

• Gửi mail chào mừng và giới thiệu về công ty

• Giới thiệu người quản lý phụ trách trực tiếp nhân viên

• Chuẩn bị các thủ tục hành chính cho nhân viên

• Giới thiệu thông tin chi tiết về công nghiệp

• Giải đáp thắc mắc cho nhân viên về công ty

Orientation

Giai đoạn thứ hai trong Onboarding là giai đoạn chào đón nhân viên mới vào ngày đầu tiên làm việc (Orientation). Trong giai đoạn này, nhân viên mới sẽ làm quen với đội nhóm công ty và cũng cần nắm rõ cách thức thực hiện công việc hàng ngày. Vì vậy, việc cung cấp hướng dẫn định hướng là cần thiết để giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với công việc

Một số hoạt động cần thực hiện trong giai đoạn Orientation gồm:

• Phòng nhân sự giới thiệu nhân viên với các phòng ban khác

• Cung cấp chương trình đào tạo dành cho nhân viên

• Người quản lý có trách nhiệm giới thiệu và gắn kết nhân viên mới với các thành viên khác trong nhóm

• Trao đổi công việc chi tiết với nhân viên mới

Role Specific Training

Role Specific Training là giai đoạn giúp nhân viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc của mình:

• Nắm rõ về sản phẩm/ dịch vụ công ty

• Hiểu về quy trình vận hành của công ty

• Trào dồi kỹ năng mềm cần thiết trong công việc

Ongoing Support

Giai đoạn này nhằm hỗ trợ nhân viên chuyển đổi vai trò của nhân viên thử việc sang nhân viên chính thức. Giai đoạn Ongoing Support sẽ kéo dài từ 2 - 6 tháng. Các hoạt động chủ yếu trong giai đoạn này doanh nghiệp sẽ thực hiện như sau:

• Điều hướng nhân viên trong học hỏi và phát triển công việc

• Hỗ trợ nhân viên giải đáp thắc mắc trong công việc

• Đánh giá hiệu suất nhân viên sau thời gian thử việc

Dayoff nhằm mang môi trường làm việc thông minh, tiên tiến mang lại hiệu quả cao trong quản lý nhân sự. Chúng tôi cung cấp các ứng dụng quản lý nhân viên, đội nhóm hiện đại; phần mềm tính lương, phần mềm chấm công, phần mềm xin nghỉ phép,.. Liên hệ ngay với Dayoff để được hỗ trợ chi tiết nhất nhé!