Công thức tính định biên nhân sự mà bạn nên biết

Định biên nhân sự là gì? Đây là một thuật ngữ mà các nhà quản trị nhân sự lâu năm chắc chắn sẽ có cảm giác quen thuộc. Nhưng nếu bạn là một nhà quản lý mới, chưa hiểu rõ về công việc này và đang không hình dung được các bước để thực hiện một quy trình định biên ra sao? Đừng lo lắng, bài viết này là dành cho bạn. Đầu tiên, hãy cùng dayoffvn tìm hiểu bản chất của công việc này nhé!

Định biên nhân sự là gì? Điều kiện áp dụng?

Định biên nhân sự là khái niệm chỉ việc xác định một số lượng con người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để có thể đáp ứng khối lượng công việc cho từng vị trí cụ thể trong tương lai.

Ngoài ra, định biên nhân sự còn được biết đến với cái tên Biên chế lao động hoặc Biên chế cán bộ, xuất hiện phổ biến tại các cơ quan, tổ chức Nhà nước.

Để định biên nhân sự, các cơ quan, tổ chức cần đảm bảo những điều kiện sau:

– Đối với cấp công ty

Có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng.
Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách & kịch bản ứng phó với từng rủi ro

– Đối với cấp bộ phận

Xác định chi tiết hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc.
Xác định tương đối tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc
Xác định kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng kết quả đầu ra của từng vị trí.
Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.

Nguyên tắc tính định biên nhân sự

Để tính định biên nhân sự, doanh nghiệp trước hết cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc định biên nhân sự.

Có 3 nguyên tắc thông dụng cơ bản doanh nghiệp cần nắm rõ:

Nguyên tắc 1: Về tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tăng/ giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu. Ví dụ doanh thu tăng 30% thì định biên nhân sự tăng 20%.
Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh & sản xuất) với nhóm vị trí gián tiếp. Trực tiếp với gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý với nhân viên là 15% và 85%.
Tương quan giữa nguồn ngân sách cho các nhóm quản lý & nhân viên, gián tiếp & trực tiếp. Ví dụ chi phí/ doanh thu = 78%, quỹ lương quản lý & nhân viên = 22% – 78%.

Nguyên tắc 2: Về định mức lao động

Theo khối lượng: Áp dụng cho công việc gắn với sản xuất hoặc kinh doanh dịch vụ, định mức tăng lên tùy thuộc vào mức độ thành thạo của người thực hiện. Ví dụ: 30 sản phẩm/ ca/ người, 100 sản phẩm/ ca/ dây chuyền (nhóm), 15 khách hàng phục vụ/ ngày.
Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu và số lượng khách hàng trong năm đối với khối kinh doanh.
Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp: Dựa trên số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo và tần suất thực hiện trong năm. Số lượng thực hiện giao dịch/ ngày.
Theo đối tượng phục vụ: thông thường được áp dụng cho khối gián tiếp.

Nguyên tắc 3: Về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc về tần suất và thời lượng được áp dụng trên cơ sở cơ cấu chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ.

Ví dụ ở vị trí kế toán chi phí, cần đảm bảo các công việc:

Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán 100 chứng từ / ngày.
Lập báo cáo cuối mỗi tháng
Làm việc với thanh tra thu cuối mỗi quý
Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm

Công thức tính định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự không có một công thức tính cụ thể, tùy từng trường hợp cần căn cứ theo 1 trong 3 nguyên tắc kể trên để xác định.

Ví dụ về một bài toán bạn có thể tham khảo:

Giả sử một cửa hàng mở cửa 8 tiếng mỗi ngày (bao gồm các ngày thường, chủ nhật & lễ tết), cần 1 ca làm việc.

Theo Luật Lao động, 1 nhân viên được quyền nghỉ tổng cộng 88 ngày, trong đó có ít nhất 52 ngày chủ nhật + 12 ngày phép + 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ tết mỗi năm. Tức là 1 năm nhân viên làm việc 365 – 88 = 277 ngày công.
Để đáp ứng đủ nhân sự làm việc 1 ca/ ngày, cửa hàng cần tuyển 365 ngày/ 277 công = 1.32 người [Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn]

Trong trường hợp cửa hàng cho nhân sự nghỉ nửa ngày thứ 7, số ngày đi làm 1 năm của nhân viên giảm xuống 365 – 88 – 26 = 251 ngày/ năm, đồng nghĩa với hệ số bù trừ nhân sự tăng lên 365 ngày /251 công = 1,45 người.

Từ đó ta rút ra được công thức tính:

Số nhân viên cần tuyển = NC1.32

Trong đó: N là số người cần trong một ca, C là số ca, 1.32 là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn.

Những lưu ý khi tính định biên nhân sự

Định biên nhân sự là quá trình cần thực hiện tỉ mỉ và chi tiết, để đáp ứng được tiêu chí này, bạn cần nắm vững các lưu ý này khi thực hiện định biên:

Xác định chính xác các số liệu cụ thể như KPIs cá nhân, doanh thu và các chi phí phát sinh… những kết quả cần được tính toán dựa trên những số liệu thực tế và minh bạch.
Định biên không phải là một công việc độc lập nhưng có sự tác động của nhiều yếu tố liên quan, ví dụ như: con người, tình hình kinh tế, chiến lược kinh doanh nội bộ, chính sách nhân sự. Các chính sách này cần được xem xét để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả khi thực hiện.
Thường xuyên thực hiện quá trình đánh giá để có những điều chỉnh kịp thời. Nhằm đáp ứng được các mong đợi của doanh nghiệp một cách liên tục và thời sự.

Mong rằng bài viết đã giúp bạn trả lời cho câu hỏi Định biên nhân sự là gì? Cùng với đó là các thông tin liên quan đến lĩnh vực này. Hãy vận dụng các thông tin giá trị và hữu ích để tự xây dựng một quy trình định biên hiệu quả vào chính doanh nghiệp của bạn nhé!