Cách theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên mới nhất

Quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên luôn là vấn đề không dễ dàng với bộ phận nhân sự. Đặc biệt là trong những kỳ nghỉ lễ, bộ phận nhân sự sẽ đối mặt với công việc tồn đọng trong thời gian đó. Vậy có cách nào để theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên dễ dàng không? hãy để Day Off Vn giúp bạn giải đáp thắc mắc trên trong bài viết hôm nay nhé!

Thế nào là theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên?

Theo dõi ngày nghỉ phép nhân viên là việc ghi chép, thống kê số ngày nghỉ phép của từng nhân viên trong một năm. Việc này giúp đảm bảo rằng nhân viên được hưởng đúng số ngày nghỉ phép theo quy định của pháp luật và nội quy công ty, đồng thời giúp bộ phận nhân sự quản lý hiệu quả việc sử dụng ngày phép của nhân viên.

Lợi ích việc theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên

Việc sử dụng các phương pháp theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên mang lại một số lợi ích, cụ thể như sau:

• Đảm bảo tính công bằng cho nhân viên: Mọi nhân viên đều được hưởng đúng số ngày nghỉ phép theo quy định.

• Giúp nhân viên quản lý thời gian hiệu quả: Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi số ngày phép còn lại của mình và lên kế hoạch cho các kỳ nghỉ.

• Giúp bộ phận nhân sự quản lý hiệu quả việc sử dụng ngày phép của nhân viên: Bộ phận nhân sự có thể dễ dàng theo dõi số ngày phép đã sử dụng của từng nhân viên và sắp xếp công việc phù hợp.

• Giảm thiểu tình trạng thiếu hụt nhân lực do nhân viên nghỉ phép: Bộ phận nhân sự có thể dự đoán được số lượng nhân viên nghỉ phép trong một thời gian nhất định và sắp xếp công việc phù hợp.

Các cách theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên thông dụng hiện nay

Theo dõi theo cách thủ công

Quản lý qua phần mềm tin nhắn (zalo, tin nhắn,...)

Quản lý qua phần mềm tin nhắn, Zalo, Messenger,.. được nhiều doanh nghiệp thực hiện do phần mềm tin nhắn có khả năng lưu trữ, quản lý tài liệu và tập tin trao đổi trong các nhóm chat.

Tuy nhiên, hình thức theo dõi ngày nghỉ phép qua tin nhắn chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, còn đối với các doanh nghiệp lớn sẽ gây khó khăn trong quá trình quản lý dữ liệu.

Quản lý bằng Excel

Quản lý ngày nghỉ phép bằng Excel là mô hình ứng dụng ở hầu hết các doanh nghiệp. Đây là ứng dụng hoàn toàn miễn phí cho phép thiết lập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng cập nhật cho từng cá nhân.

Quy trình quản lý ngày phép bằng Excel khá rắc rối và phức tạp nếu nhân viên chưa có kinh nghiệm. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng dễ xảy ra sai sót khi nhập dữ liệu.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý qua hệ thống riêng của công ty

Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý nhân sự riêng. Hệ thống này cho phép bộ phận nhân sự thống kê, quản lý ngày nghỉ của từng cá nhân theo quy định một cách đầy đủ, chính xác, linh hoạt. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể chủ động quản lý quỹ ngày nghỉ phép của mình.

Quản lý qua phần mềm SaaS

Quản lý ngày nghỉ phép bằng phần mềm SaaS được xem là giải pháp tối ưu vận hành cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Đây là giai đoạn các doanh nghiệp tập trung vào công cuộc chuyển số.

Ứng dụng phần mềm SaaS trong quản lý ngày nghỉ phép, giúp cập nhật nhanh chóng, chính xác mọi dữ liệu.

Xem thêm: Tham khảo gói phần mềm tính ngày nghỉ phép nhân viên 2024

Day Off Vn giải pháp quản lý nhân sự hàng đầu

Hiện nay, DayOffVn là một trong những ứng dụng lựa chọn hàng đầu để quản lý nhân sự. Phần mềm được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, thông minh giúp người dùng dễ dàng trải nghiệm trên nhiều nền tảng

Đặc biệt với tính năng tạo nghỉ phép và quản lý nghỉ phép vô cùng dễ dàng có thể thao tác trên điện thoại di động, phần mềm DayOffVn giúp bộ quản lý nhân sự tối ưu hóa thời gian, mọi vấn đề sẽ được quản lý nhanh chóng và chính xác nhất

Nếu bạn có nhu cầu tối ưu hoá quản lý chấm công bằng phần mềm công nghệ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Một số lưu ý khi theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên

Theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên cần lưu ý một số vấn đề dưới đây để tránh sai sót và kết quả không như mong muốn:

• Cần cập nhật thông tin về số ngày nghỉ phép của nhân viên một cách thường xuyên.

• Cần lưu trữ hồ sơ về việc nghỉ phép của nhân viên theo quy định của pháp luật.

• Cần thông báo cho nhân viên về số ngày phép còn lại của họ một cách định kỳ.

Xem thêm: Mẫu bảng ngày nghỉ phép của nhân viên bạn nên tham khảo

Với những thông tin trên về các cách theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên mà Day Off Vn chia sẻ đến bạn. Mong rằng, các cách trên sẽ giúp bộ phận nhân sự quản lý hiệu quả việc sử dụng ngày phép của nhân viên.