5 cách để giảm chi phí Quản lý dự án hiệu quả

Quản lý dự án hiệu quả là điều tối quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, chi phí quản lý dự án có thể nhanh chóng tăng cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận và năng lực tài chính của doanh nghiệp. Bài viết này, Dayoff sẽ chia sẻ 5 cách hiệu quả để giảm thiểu chi phí quản lý dự án, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Chi phí quản lý dự án là gì?

Chi phí quản lý dự án là các khoản chi phí cần thiết để tổ chức thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đến kết thúc và đưa công trình vào khai thác sử dụng.

Chi phí quản lý dự án bao gồm những gì?

Chi phí quản lý dự án của một doanh nghiệp thường bao gồm các chi phí sau:

• Tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho nhân viên và phúc lợi tập thể

• Các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên trong dự án

• Chi phí công đoạn theo yêu cầu của pháp luật

• Chi phí cho áp dụng khoa học công nghệ vào công việc và đào tạo năng lực

• Phí dịch vụ công cộng như nước, điện,..

• Chi phí marketing - truyền thông, thông tin và liên lạc

• Phí tổ chức các hội nghị, sự kiện

• Mua sắm và sửa chữa vật tư

• Chi phí dự phòng cho các vấn đề rủi ro có thể phát sinh

5 cách để giảm chi phí Quản lý dự án hiệu quả

Sự vượt quá ngân sách trong quá trình triển khai dự án có thể gây lãng phí tài chính đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số phương pháp giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu và ngăn chặn nguy cơ vượt quá chi phí:

Tập trung vào kế hoạch ban đầu

Để mang đến thành công cho một dự án, việc lập kế hoạch ban đầu cẩn thận là yếu tố cốt yếu. Bởi vì một bản kế hoạch tốt sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí và chuẩn bị cho những tình huống xấu có thể xảy ra. Lập kế hoạch ban đầu đòi hỏi bạn phải có cái nhìn chiến lược toàn diện và đòi hỏi khá nhiều công sức.

Đảm bảo khả năng của nhà cung cấp

Trong các dự án đầy thách thức, việc nhận sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp là cần thiết để giải quyết một phần công việc. Để đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp đúng, bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

• Đảm bảo hiệu suất của đối tác trong khung thời gian dự án: Yêu cầu nhà cung cấp nghiên cứu và chuẩn bị cho các tình huống xấu nhất có thể xảy ra.

• Xem xét tổng quan về chi phí: Trong trường hợp không được dự tính, đối tác có thể từ chối cung cấp nguồn lực hỗ trợ. Vì vậy, khi đánh giá tổng quan về chi phí, hãy tính đến cả tình huống lý tưởng và không lý tưởng.

• Đánh giá khả năng tổng thể: Bạn cần đảm bảo rằng nhà cung cấp đã được xác định về khả năng và sự phù hợp với yêu cầu của dự án.

Sử dụng các công cụ hỗ trợ

Trong thời đại Cách mạng 4.0, hầu hết các vấn đề có thể được giải quyết thông qua Internet và công nghệ. Do đó, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án. Bằng cách tận dụng phần mềm hỗ trợ, bạn có thể tự động hóa các quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Nhằm mang môi trường làm việc thông minh, tiên tiến mang lại hiệu quả cao trong quản lý nhân sự. Dayoff cung cấp các ứng dụng quản lý nhân viên, đội nhóm hiện đại; phần mềm tính lương, phần mềm chấm công, quản lý nghỉ phép,.. Liên hệ ngay với Dayoff để được hỗ trợ chi tiết nhất nhé!

Nỗ lực hết mình trong dự án

Sau khi đã chuẩn bị mọi yếu tố cần thiết, bạn cần nỗ lực để phân bổ nguồn nhân lực và chi phí một cách hiệu quả trong phạm vi ngân sách dự án. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị cho các tình huống khó xử như yêu cầu từ khách hàng mà không được đưa vào thỏa thuận ban đầu...

Đặc biệt, bạn phải đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đều được xử lý theo tiêu chuẩn cao nhất.

Theo dõi kế hoạch liên tục

Để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ, bạn cần theo dõi nó một cách liên tục để nắm bắt các số liệu. Điều này sẽ giúp bạn nhận biết công việc nào tiến triển nhanh hơn và công việc nào đang chậm hơn so với kế hoạch ban đầu.

Dựa trên thông tin này, bạn có thể điều chỉnh phân bổ nguồn lực sao cho phù hợp với tình hình thực tế của dự án. Ngoài ra, việc theo dõi liên tục còn giúp bạn phát hiện các khía cạnh thất bại tiềm tàng trong toàn bộ dự án, từ đó tìm cách xử lý chúng một cách kịp thời.

Bài viết trên, Dayoff đã chia sẻ đến bạn 5 cách để giảm chi phí dự án hiệu quả cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể dự toán chi phí một cách tốt nhất. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại comment để được giải đáp chi tiết nhé!