Các lưu ý khi tạo file excel quản lý phép năm cho người lao động

Sử dụng file excel quản lý phép năm nhân viên là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi tính dễ tùy chỉnh và tiện lợi. Trong bài viết này, Dayoffvn sẽ hướng dẫn cách tạo file excel & cung cấp một số mẫu quản lý ngày nghỉ phép miễn phí để bạn tham khảo. Đồng thời gợi ý cho các nhà quản lý công cụ phần mềm thay thế excel để đảm bảo xử lý dữ liệu chính xác, tiết kiệm thời gian & chi phí cho doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.

Cơ sở để tạo file excel quản lý phép năm

Ngày nghỉ hằng năm (hay nghỉ phép năm) là quyền lợi của người lao động được quy định trong Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn. Ngoài ra, người lao động có thể xin nghỉ phép thêm trong các trường hợp đặc biệt như ốm đau, thai sản, việc riêng và các lý do khác được công ty chấp thuận.

Dưới đây là tổng hợp những quy định về nghỉ phép năm áp dụng cho nhân viên mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Đây là cơ sở để các nhà quản lý, bộ phận nhân sự xây dựng chính sách và tạo file excel quản lý phép năm phù hợp.

Theo đó, người lao động làm việc đủ 12 tháng thì được nghỉ phép hàng năm và hưởng nguyên lương theo thời gian cụ thể như sau:

• 12 ngày nghỉ phép đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

• 14 ngày nghỉ phép đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

• 16 ngày nghỉ phép đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

• Sau 05 năm làm việc tại một doanh nghiệp, người lao động được cộng dồn thêm 1 ngày vào quỹ nghỉ phép năm.

Trường hợp chưa sử dụng hết thời gian nghỉ theo phúc lợi, nhân viên sẽ được nhận trợ cấp tương ứng. Có thể quy đổi thành tiền lương hoặc các hình thức khác do doanh nghiệp quy định. Nếu nhân viên của bạn chưa làm đủ 12 tháng, thì số ngày nghỉ phép hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.

Công thức tính như sau: Số ngày nghỉ phép = (Số ngày nghỉ hàng năm theo quy định + Số ngày nghỉ hàng năm tăng thêm theo thâm niên /12) * Số tháng làm việc thực tế trong năm.

Các lưu ý khi tính phép năm cho người lao động

Theo Điều 112, 113, 114 của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động & doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề dưới đây liên quan tới vấn đề tính phép năm cho người lao động (NLĐ) để đảm bảo tuân thủ chính sách & pháp luật

• Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ tháng, nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương của người lao động (nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương theo Điều 112, Điều 113, Điều 114 và Điều 115 Bộ luật Lao động 2019) chiếm tỷ lệ từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận thì tháng đó được tính là 01 tháng làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm.

• NLĐ thôi việc, mất việc được thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ phép năm

• NLĐ có thể thỏa thuận nghỉ phép năm gộp tối đa 3 năm/lần

• Khi nghỉ phép năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm.

• Cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm của người lao động theo quy định được tăng thêm tương ứng 01 ngày.

Quản lý phép năm dễ dàng hơn bằng phần mềm Dayoffvn

Quản lý phép năm là một trong rất nhiều tính năng của phần mềm quản lý nhân sự toàn diện Dayoffvn. Tính năng này không những giúp doanh nghiệp, bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian để tính phép, kiểm soát phép nhân viên so với Excel, mà bản thân NLĐ cũng có thể chủ động theo dõi phép của bản thân.

Dayoffvn tích hợp đầy đủ tính năng giúp thể thay thế file excel quản lý phép năm còn giúp nhà quản lý, bộ phận kế toán và nhân viên:

• Thiết lập nhanh quy định tính phép riêng cho từng phòng ban, bộ phận

• Dễ dàng tạo đơn từ nghỉ phép (hưởng lương, không lương, chế độ,…) trên phần mềm. Tạo – gửi – duyệt – trao đổi online

• Tự động trừ phép, cộng phép lũy kế, tính công cho nhân viên khi đơn được duyệt

• Hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc tập trung – thống nhất – tương tác mạnh mẽ.

Đã có 500+ doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước áp dụng trọn bộ công cụ Quản lý nghỉ phép dành cho đội nón - Dayoffvn với quy mô vài chục tới cả nghìn nhân sự để nâng cao hiệu quả làm việc & tối ưu hiệu suất.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về tính năng và trải nghiệm phần mềm quản lý phép năm hãy liên hệ với chúng tôi qua website để được tư vấn miễn phí.